Ako (ne)úspešne motivovať zamestnancov, aby prichádzali s nápadmi na zefektívnenie svojej práce

Andrej Probst, 6. august 2015, Management, čítalo 1726 ľudí

V predchádzajúcom článku sme popisovali, ako sa jedna organizácia pokúsila zaviesť Lean pre zlepšenie a zefektívnenie práce. Nedopadlo to úspešne. Management si bol vedomý toho, že v organizácii sú stále rezervy. Ak ich Lean nedokázal využiť, skúsilo samotné vedenie firmy prísť s vlastným nápadom. Vyhlásilo program na celý rok, v rámci ktorého mal každý útvar prísť s niekoľkými nápadmi, ktoré management zhodnotí a vyberie pre realizáciu. Cieľom bolo, aby každý útvar zlepšil, zefektívnil časť svojej práce a tak prispel k zlepšeniu výkonu celej organizácie.

Myšlienka bola taká, že samotní zamestnanci vedia najlepšie, čo sa dá kde zlepšiť. Taktiež sa očakávalo, že ak si aktivity vymyslia priamo zamestnanci, budú mať väčšiu motiváciu ich realizovať a zvýši sa tým šanca na úspech. Zapojenie zamestnancov do výberu aktivít, na ktorých budú participovať je určite motivačnejšie, ako keď aktivity prideľuje vedenie.

Ako to celé dopadlo?

Každý útvar dostal za úlohu vytvoriť zoznam nápadov, ktoré sa dajú zrealizovať do jedného roka a ktoré prinesú nejaké zlepšenie vo firme. Útvar mohol navrhovať aj také zlepšenia, ktoré mohol realizovať iný útvar. Každý nápad musel obsahovať minimálne:

  • Potrebné zdroje (finančné i ľudské) na realizáciu. Primárne sa očakávali ľudské zdroje priamo z teamu, ktorý nápad navrhol.
  • Časový harmonogram, pričom celá aktivita musí byť ukončená do jedného roku.
  • Prínos, ktorý realizácia nápadu firme prinesie.

Zoznamy od jednotlivých útvarov boli zaslané vedeniu firmy, ktoré vybralo tie nápady, ktoré sa vedeniu zdajú byť realizovateľné a najviac užitočné. Vybrané nápady sa dostali späť k útvarom, ktoré dostali mandát na ich realizáciu.

Rok prešiel, útvary zrealizovali nápady, ktoré si sami navrhli a vedenie im schválilo, nejaké výrazné zlepšenie však vo firme nenastalo. Prečo?

Základný problém je v tom, že zamestnanci sami od seba neprichádzajú s nápadmi na zefektívnenie práce. Kultúra a prostredie firmy totiž nevytvorili také podmienky, aby zamestnanci sami preberali iniciatívu, prichádzali s nápadmi a realizovali ich. Miesto toho radšej robia len to, čo im vedenie prikáže. Je to pohodlnejšie a istejšie.

Ak sa aj nájdu v tejto firme zamestnanci, ktorí chcú presadiť nejaké zmeny, nepodporí ich management. Manažéri majú presne dané KPI, ktoré musia plniť. Medzi nimi nie je explicitne požiadavka na zlepšenie niečoho konkrétneho, čo je prirodzené, keďže nápady väčšinou vznikajú na mieste diania, teda tam, kde sa pohybujú radoví zamestnanci (napríklad Gemba walk by tento problém dokázalo obísť). Ak zamestnanec navrhne zlepšenie, manažér musí v prvom rade zaistiť realizáciu aktivít, ktoré má vo svojich KPI a po druhé, nemá istotu, že energia vložená do zmeny prinesie úspech, ktorý vynahradí vloženú energiu a prinesie ešte niečo viac. Manažér tak zaujme radšej konzervatívny postoj a zmenu nepodporí.

Generovanie nápadov v rámci útvaru potom v tomto prostredí vyzeralo nasledovne:

  • Navrhovali sa také nápady, ktoré sú ľahké na realizáciu, aby mal útvar istotu, že do roka ich určite zrealizuje. Útvar sa obával, že ak by ich nestihol zrealizovať, nasledoval by postih.
  • Prednosť dostali tie nápady, ktoré by útvar realizoval tak či tak, pretože ich nutne potrebuje a teda bez ohľadu na to, či je vyhlásený nejaký motivačný program.
  • Tie nápady, ktoré mali vysokú pridanú hodnotu pre útvar, ale boli náročné a ťažké na realizáciu, sa navrhli, pokiaľ ich mohol realizovať iný útvar. A teda prácnosť a riziko by sa preniesli na tento útvar.

Takto navrhnuté nápady určite priniesli nejaké zlepšenie vo firme. Vo firme však zostala stále veľká rezerva a tým pádom príležitosť pre vedenie firmy, aby ďalší rok prišla s novým nápadom, ako aktivizovať svojich zamestnancov a zefektívniť tak činnosť firmy. Dá sa očakávať, že aktivita opäť nesplní svoj účel. Miesto vymýšľania aktivačných programov pre zamestnancov je potrebné aktivovať manažérov, aby uvoľnili ruky a hlavy svojich podriadených, aby boli vnútorne motivovaní prichádzať s vylepšeniami s vedomím, že vedenie ich podporí.

Ako motivujete svojich zamestnancov, aby prichádzali s vlastnými nápadmi?

Čo Ty na to?





Čo na to ostatní?

Jan, 26. august 2015 21:34:09

Já si myslím, že to je o kultuře a o lidech.. obecně nelze očekávat ode všech lidí, že budou tahouni změn, tak to nefunguje.. ale pokud je kultura ok a na správných pozicích jsou správní lidé, měli by tito lidé táhnout a iniciovat změny a svým postojem motivovat ostatní, aby se zapojili. Je nutné si uvědomit, že nápady na zefektivnění a jejich realizace je ale něco úplně než řízení inovací..:-)

Gwamb, 25. august 2015 10:36:55

Neuspech byl hlavne v tom, ze se ve zminovane organizaci meni minimalne jednou za rok strategie a dalsim problemem je ten, ze organizace neduveruje svym lidem a radsi si plati za tezke penize externi konzulatcni firmy, ktere vymysleji neaplikovatelne kraviny.

Honza, 25. august 2015 09:43:45

Tohle nemá uplne jednoduché a bezbolestné reseni. To, co popisuješ je standardní fungováni ve velké firmě. V podstatě jsi to popsal: KPI, motivace, zapojeni. to jsou oblasti, které je potřeba změnit/upravit.

Myslím si, ze je nutne uvnitř firmy vytvořit motivovanou skupinu, která bude mit jiné KPI, nez zbytek firmy. Jedna se v podstate firmu ve firmě.

Motivaci okolí muzes zvýšit pouze tak, ze je nejakym způsobem zapojiš do realizace nápadu (jako odměnu ... :-) )

Andrej Probst, 25. august 2015 09:56:39

Jim Collins vo svojich knihách o úspešných firmám tvrdí, že úspešné firmy nepotrebujú svojich zamestnancov vôbec motivovať a to z jednoduchého dôvodu. Najímajú už motivovaných pracovníkov. Vnútorná motivácia je efektívnejšia ako externá.

Problém v našich firmách vidím v tom, že zamestnanci, ktorí sú aj vnútorne motivovaní pre firmu urobiť niečo viac, nedostanú priestor. A na druhú stranu management sa snaží vynútiť si inovácie u ľudí, ktorí nie sú inovátormi.

Lepšie mi príde nevynucovať si od zamestnancov prichádzanie s novými nápadmi, ale radšej umožniť vnútorne motivovaným zamestnancom, aby mohli realizovať svoje nápady.