Zrejme každý sa už pracovne či nepracovne zúčastnil nejakej schôdzky porady. Pre manažérov a podnikateľov je to denný chleba. Schôdzky a porady vypĺňajú významnú časť pracovného dňa a zároveň sú významným komunikačným kanálom. Ako dobre tento kanál funguje, tak dobre sa bude danej firme, spoločnosti dariť.
A to si veľmi dobre uvedomuje TC Business school = organizácia, ktorá vzdeláva a vychováva manažérov pomocou action learningu a udeľuje titil MBA. O svoje nadobudnuté poznatky, ako správne viesť porady tak, aby bol účel schôdzky splnený a účastníci odchádzali zo stretnutia spokojní, sa radi podelia s verejnosťou ako inak pomocou workshopu, čo je tiež istá forma schôdzky.
Inštruktori z TC Business school odporúčajú rozdeliť schôdzku na informačnú časť a riešiteľskú časť. Nestriedať niekoľko krát informovanie a riešenie problémov. Ale napríklad najprv účastníkov poskytnúť nové informácie, informačnú časť jasne uzavrieť a prejsť k riešiteľskej časti, kde sa už riešia konkrétne problémy. Častým striedaním oboch častí sa porady zbytočne predĺžia a budú menej efektívne. Prepínanie v ľudskej hlave je náročné, čím menej prepnutí, tým lepšia sústredenosť a následne aj reakcia účastníka.
Druhým odporúčaním je určiť jedného z účastníkov porady vedením procesu schôdzky. Táto osoba bude sledovať dodržiavanie pravidiel správania sa na schôdzke a urobí aj zápis, ak je potrebný. Tým pádom bude menej prospešná v obsahovej časti, ale na druhú stranu umožní ostatným účastníkom plne sa sústrediť na obsah a naplnenie účelu schôdzky.
Na konci schôdzky je vhodné urobiť krátku záverečnú reflexiu. Vedúci schôdzky môže vyzvať každého, aby sa krátko vyjadril, či bol cieľ schôdzky dosiahnutý (obsah schôdzky) a s akými pocitmi odchádza zo stretnutia (forma schôdzky). Takto sa všetci účastníci dostanú na jednotnú vlnu, budete mať istotu, že závery schôdzky sú zrozumiteľné a transparentné pre všetkých zúčastnených.
Pravidlá pre schôdzky a porady
Pred tým, než sa začnú schôdzky a porady je vhodné, definovať pravidlá, ako sa budú porady viesť, aké správanie sa od účastníkov očakáva. Na začiatku je dobré si pravidlá napísať a mať ich stále na očiach v priestoroch, kde sa schôdzky konajú. Predíde sa tak rôznym neduhom a nedorozumeniam. Porady budú efektívnejšie, zaberú menej času a hlavne, účastníci budú odchádzať spokojní, že to bol užitočne strávený čas, ktorý všetkých posunul vpred.
Tu je príklad pravidiel, samozrejme každá spoločnosť sa zameria na iné pravidlá, ktoré chce mať pod kontrolou.
- Na schôdzky sa chodí včas.
- Na schôdzku prichádzame pripravení.
- Počúvame druhých. Neskáčeme nikomu do reči.
- Schôdzka je bez elektroniky. Bez notebookov, tabletov a s vypnutými telefónmi.
- Zo schôdzky sa odchádza, keď je účel schôdzky splnený alebo keď ubehol naplánovaný čas schôdzky.
- Pre každú schôdzku je určený vedúci procesu schôdzky, ktorý sa strieda.
- Na konci schôdzky vedúci procesu urobí záverečnú reflexiu.
- Schôdzka začína informačnou časťou, po nej nasleduje riešiteľská časť a končí sa záverečnou reflexiou.
- Na každú hodinu schôdzky pripadá 10 minút na prestávku.
- ...
Vybrané problémy a návrh riešenia
V dnešnej modernej dobe, kedy používame rôzne výdobytky techniky od notebookov, tabletov a mobilov, venujeme týmto zariadeniam viac pozornosti ako kolegom na schôdzke. Najčastejším rušiteľom je čítanie a písanie emailov. Stretnutie potom prebieha tak, že jeden rozpráva a niektorí sledujú obrazovky svojich elektronických zariadení. Predísť tomu môžeme napríklad tak, že schôdzky zorganizujeme na mieste, kde nie sú stoly, na ktoré je možné položiť notebook alebo tablet. V stoji sa veľmi nepohodlne píše. Ak sa schôdzky opakujú v zasadačke bez stolov, účastníci si časom sami rozmyslia, či na stretnutia budú brať aj počítače a môžu sa plne venovať téme schôdzky
Ďalším častým neduhom sú neskoré príchody. Tu je niekoľko riešení, ktoré je možné kombinovať. Prvé riešenie, ktoré nás napadne, je posunúť začiatok o niekoľko minút skôr. Inými slovami počítame s tým, že začneme o niečo neskôr. Nevýhoda je, že sa nám trvanie schôdzky natiahne v čase, pretože poctiví účastníci prídu včas. Druhý riešením je udeľovanie trestov napríklad vo forme malého finančného obnosu. Kto príde neskôr, dá povedzme 50 centov do spoločnej kasy, za ktorú sa napríklad kúpi občerstvenie na schôdzkach. Poctiví účastníci budú odškodnení občerstvením, ktoré môžu konzumovať, kým prídu oneskorenci. Týmto prístupom bude počet oneskorencov v čase klesať.
Stretnutia sú zvyčajne naplánované na presne definovaný čas so začiatkom i koncom. O začiatku sme už písali. Problém je aj s koncom, kedy schôdzka presiahne dopredu oznámený čas a účel schôdzky nie je doriešený. Aby sa predišlo dlhým schôdzam, je možné účastníkom “znepríjemniť” pobyt na schôdzke tak, aby boli motivovaní účel schôdzky naplniť čo najskôr. Takým jednoduchým “znepríjemnením“ je organizovať schôdzky po stojačky napríklad pred tabuľou (inšpirácia z whiteboardov v Leane).
Na schôdzkach sa riešia náročné problémy, ktoré si vyžadujú plné sústredenie účastníkov po celý čas. Stáva sa však, že ľudia sa v polovici schôdzky zdvihnú s tým, že musia ísť súrne riešiť iné veci. A schôdzka tak zostane neukončená a potrebné je stretnúť sa znovu a tému dokončiť. Ak ide o veľmi dôležité veci, kde potrebujeme mať účastníkov po celý čas, tak stretnutie naplánujem na takom geografickom mieste, odkiaľ sa nedá ľahko odísť. Ideálne bez mobilného signálu, aby účastníci boli čo najmenej vyrušovaní.
