Ako efektívne vyhodnocovať projekty?

Andrej Probst, 17. jún 2015, Management, čítalo 941 ľudí

Organizácie, ktoré implementujú zmeny pomocou projektov, určite majú nastavený proces hodnotenia projektov. Aby bolo hodnotenie efektívne, sústredíme sa na tieto vlastnosti:

  • Transparentné hodnotenie – hodnotenia projektov musia byť navzájom porovnateľné, aby sme vedeli určiť, ktoré projekty si vedú lepšie, ktoré horšie. Cieľom nie je trestať slabšie projekty, ale pomôcť týmto projektom.
  • Objektívne hodnotenie – budeme sa snažiť o to, aby hodnotiace kritériá boli merateľné a kvantifikovateľné. Cieľom je, aby výsledné hodnotenie projektu bolo akceptovateľné v celej organizácii.
  • Priebežné hodnotenie – nestačí, ak je projekt vyhodnotený na konci. To už môže byť neskoro na nejakú úpravu. Hodnotiace kritériá musia byť nastavené tak, aby projekt bolo možné hodnotiť aj priebežne.
  • Výsledné hodnotenie sa musí odraziť na hodnotení členov projektového teamu, čím sa zvyšuje motivácia podať čo najlepšie výsledky.

Definujme si, čo pre účely hodnotenia projektu rozumieme pod pojmom projekt: je to realizovanie zmeny s dopredu danými finančnými prostriedkami, ľudskými zdrojmi v jasne ohraničenom čase. Z toho nám hneď vyjdú 4 hlavné hodnotiace kritériá, z ktorých sa bude skladať celkové hodnotenie projektu.

Kto a kedy definujeme hodnotiace kritériá projektu?

Hodnotiace kritériá pripravuje a navrhuje projektový manažér hneď na začiatku projektu súčasne s tvorbou dokumentácie, ktorá zakladá projekt – typicky Project charter. Sponzor následne schvaľuje zakladajúci dokument spolu s hodnotiacimi kritériami. Už od začiatku je všetkým projektovým členom, projektovému manažérovi aj sponzorovi jasné, čo a za akých podmienok má projekt dodať a ako bude hodnotený. Ak existuje jasná spojitosť medzi hodnotením projektu a hodnotením projektových členov, pracovníci na projekte presne vedia, ako budú za dobrú práci odmenený. Toto často chýba v našich organizáciách a spôsob odmeny členov projektového teamu sa stanovuje až po skončení projektu, kedy je neskoro pracovať s motiváciou.

Môžeme hodnotiace kritériá meniť?

Je len jediný moment, kedy má zmysel hodnotiace kritériá meniť a to v prípade, že je potrebné u sponzora požiadať o zmenu projektu – Change request. Opäť, projektový manažér spolu s definíciou zmeny popíše a odôvodní, prečo a ako sa menia hodnotiace kritériá. Sponzor zmenu musí schváliť.

Kedy projekt vyhodnocujeme?

Projekt vyhodnocujeme priebežne, môžeme zvoliť mesačnú periódu. Pred definovaním zmeny projektu urobíme hodnotenie do doby, než bola schválená zmena, pretože následne už môžu platiť zmenené hodnotiace kritériá. Ideálne je, ak sa vyhodnotená časť projektu zafixuje a už sa nemení. Má to niekoľko výhod:

  • Členovia projektového teamu majú okamžitú spätnú väzbu, ako dobre pracujú na projekte, čo zvyšuje ich motiváciu.
  • Projektový manažér v závere projektu bude mať menej práce s hodnotením a jeho obhajobou.
  • Sponzor projektu má väčšiu kontrolu nad projektom.

Aký je vzorec hodnotenia projektu?

Máme 4 základné kritériá hodnotenia projektu:

  • Výstupy projektu (deliverables)
  • Spotreba finančných zdrojov
  • Spotreba ľudských zdrojov
  • Dodržanie časových míľnikov

K hodnoteniam jednotlivých kategórií sa budeme venovať v inom článku. Zostaňme preto zatiaľ len u týchto štyroch kategórií. Počítame s tým, že každú kategóriu je možné splniť na 0% až 100% a teda 0% <= pkritérium <= 100%. Pričom 100 % znamená, že kategória bola splnená presne tak, ako bola požadovaná. Nechávame na zváženie, ak niekto umožní v hodnotení presiahnuť 100 %. Neodporúčame to, aby sa projektový manažér a jeho team sústredil na každú kategóriu a aby sa nestal prípad, kedy tri kategórie splním excelentne, ale štvrtú zanedbám. Typicky sa môže stať, že projekt dodám s požadovaným ľudskými zdrojmi, finančnými zdrojmi a so všetkými výstupmi, ale v čase som sa oneskoril. Ten čas môže byť pre sponzora kritický a neskorá realizácia zmeny nemusí mať pre sponzora požadovaný efekt.

Je zrejmé, že v každej organizácií môžu mať kategórie rôznu váhu. Niekde môže byť veľký tlak na čas, kedy zmeny na trhu musia byť rýchle, aby organizácia bola úspešná. Inde môže byť dôležité šetriť financie. Vo všeobecnosti počítajme so štyrmi váhami, jedna váha pre jednu kategóriu. Nech potom platí nasledovné:

vvýstupy + vfinancie + vľudské zdroje + včas = 100

Dôležité je, aby organizácia mala váhy nastavené rovnako pre všetky svoje projekty. Ak by mal mať nejaký projekt iné váhy, ako si organizácia definovala, je potrebné to zdôvodniť.

Potom hodnotenie projektu bude vyzerať nasledovne:

Hodnotenie projektu = pvýstupy * vvýstupy + pfinancie * vfinancie + pľudské zdroje * vľudské zdroje + pčas * včas

Hodnotenie projektu bude na stupnici od 0 do 100. Najlepšie projekty budú mať hodnotu blížiacu sa stovke.

Na budúci si popíšeme, ako definovať merateľné hodnotiace kritériá pre hlavné kategórie, ako sme ich tu definovali.

Máte vo vašej organizácii definovaný hodnotiaci proces projektov? Ako sa u vás hodnotia projekty?

Čo Ty na to?