Ako voliť kvantitatívne parametre pre hodnotenie projektu?

Andrej Probst, 29. júl 2015, Management, čítalo 1633 ľudí

Vychádzať budeme z hodnotenia projektov, ktoré sme už predstavili. Nepopísali sme tam, ako voliť hodnotiace parametre tak, aby boli kvantitatívne, čo znamená, aby sa dali jasne a ideálne aj presne zmerať. To má niekoľko výhod:

  • parametre je možné presne vyhodnotiť, nie sú pochybnosti o výsledku hodnotenia;
  • parametre sú akceptovateľné všetkými zúčastnenými stranami od členov projektového teamu, projektového manažéra po sponzora projektu;
  • projektový team dopredu presne vie, ako bude hodnotený a čo sa od neho očakáva;
  • budú jasne definované priority. Parametre s vyššou váhou majú vyššiu prioritu.

Popíšeme niekoľko príkladov, ako je možné kvantitatívne voliť hodnotiace kritériá pre výstupy projektu, financie, ľudské zdroje a harmonogram projektu.

Máme 4 hodnotiace kategórie, každá kategória môže mať niekoľko hodnotiacich parametrov. Každú kategóriu môžeme vyhodnotiť zvlášť podobne, ako sme hodnotili celý projekt na základe jednotlivých kategórií. Aj tu majú jednotlivé parametre svoju váhu, ktorá vlastne určuje prioritu daného hodnotiaceho parametra.

Majme N hodnotiacich parametrov pre jednu kategóriu – napríklad výstupy projektu. Potom každý parameter bude mať svoju váhu v1, v2...vN. Súčet všetkých váh nech je 100. Každý parameter vyhodnotíme percentuálne od 0 % (nesplnený cieľ) až po 100 % (splnený alebo prekročený cieľ). Výsledné hodnotenie kategórie potom bude:

Hodnotenie kategórie = p1 * v1 + p2 * v2 + … + pN * vN

Hodnotenie kategórie bude na stupnici od 0 do 100. Samozrejme, čím vyššia hodnota, tým lepšie splnenie danej kategórie a teda väčší príspevok do celkového hodnotenia projektu.

Poďme teraz na príklady parametrov pre jednotlivé kategórie.

Kvantitatívne parametre pre hodnotenie výstupov projektu

Nájsť kvantitatívne hodnotiace parametre pre výstupy projektu je na prvý pohľad výzva. Každý výstup má svoje špecifiká. Skúsime navrhnúť hodnotenie pre najčastejšie sa vyskytujúce výstupy projektov.

Dokument – kvalitu vypracovaného dokumentu (užívateľská príručka, projektová dokumentácia, návod pre obsluhu...) môžeme merať na základe počtu revízií, ktoré bolo potrebné zapracovať, aby koncový užívateľ dokumentáciu akceptoval. Napríklad jedna revízia celého dokumentu bude za plný počet bodov 100. Druhá revízia už bude len za 75 bodov. Tretia za 50, štvrtá za 25 a piata a ďalšia revízia bude za 0.

SW produkt – častým výstupom IT projektu je nejaký softwarový produkt (webová aplikácia, mobilná aplikácia...) alebo zmena v existujúcom produkte. Kvalitu produktu môžeme zmerať na základe počtu chýb, ktoré sa našli v produkčnom prostredí po uvoľnení produktu pre koncových užívateľov počas babysittingu. Chyby sa často delia do niekoľkých skupín, kritické chyby, vážne chyby, drobné chyby. Hodnotiaci parameter môžeme nastaviť podľa počtu chýb v jednotlivých skupinách.

  1. 0 kritických, <=2 vážne, <= 10 drobných chýb je za 100 bodov
  2. >2 kritické chyby je za 0 bodov

Proces – zavedenie nového procesu, alebo zmena existujúceho procesu sa dá zmerať na základe počtu úspešných uskutočnených aktivít voči všetkým spusteným aktivitám. Ak je procesom napríklad registrácia nového užívateľa, tak povedzme zo 100 registrácií musí 99 registrácií prebehnúť bez chyby v stanovenom čase, aby hodnota parametru bola za 100. Každá ďalšia neúspešná aktivita dá povedzme 10 bodov dolu.

Projekt dodáva niekoľko výstupov, preto bude niekoľko hodnotiacich parametrov, ktoré dohromady vytvoria celkové hodnotenie výstupov projektu.

Kvantitatívne parametre pre hodnotenie použitých finančných zdrojov

Projekt má dopredu definovaný a naplánovaný rozpočet, ktorý bude potrebovať na realizáciu svojich zámerov. Hodnotiaci parameter pre financie bude len jede a to, do akej miery sa spotrebované financie odchyľujú od plánovanej spotreby.

Potrebujeme nastaviť dve hranice. Prvá hranica (napríklad 10 %) bude určovať, akú odchýlku reálnej spotreby financií od plánu budeme tolerovať bez postihu. Druhá hranica (napríklad 50 %) určí odchýlku, ktorú už nebudeme tolerovať. Ak rozpočet projektu prekročí druhú hranicu, hodnotenie parametra zodpovedného za financie bude 0.

Odchýlka = ((Spotreba - Plán) / Plán) * 100 %

Ak Odchýlka <= Prvá hranica, potom Hodnotenie financií = 100

Ak Odchýlka >= Druhá hranica, potom Hodnotenie financií = 0

Hodnotenie financií = 100 – 100 * (Odchýlka - Prvá hranica) / (Druhá hranica - Prvá hranica)

Odchýlka môže byť záporná, to znamená, že projekt nedočerpal naplánované financie. Je na zváženie, či ušetrené peniaze sú v poriadku z pohľadu firmy.

Kvantitatívne parametre pre hodnotenie použitých ľudských zdrojov

Projekt má dopredu naplánované ľudské zdroje podobne ako financie. Množstvo ľudskej práce je väčšinou uvádzaných v MD – človekodňoch. Pre hodnotenie spotreby ľudských zdrojov nám tiež postačí jeden hodnotiaci parameter založený na odchýlke spotrebovaných MD oproti naplánovaným MD.

Hodnotenie ľudských zdrojov = 100 – 100 * (Odchýlka - Prvá hranica) / (Druhá hranica - Prvá hranica)

Kvantitatívne parametre pre hodnotenie dodržania harmonogramu

V prípade hodnotenia dodržiavania časového plánu môžeme definovať niekoľko časových míľnikov, ktoré sú pre projekt dôležité. Najčastejším hodnotiacim parametrom bude termín dodávky výstupov projektu. Ďalším hodnotiacim parametrom môže byť termín odovzdania výstupov pre akceptačné testovanie. Aj v tomto prípade budeme sledovať odchýlku, tento krát však v kalendárnych dňoch. Prvá hranica môže byť nastavená napríklad na 7 dní. Čiže posun projektu o týždeň je ešte v norme. Druhú hranicu môžeme nastaviť na štvrťroka. Ak sa projekt oneskorí o 3 mesiace, hodnotenie dodržania harmonogramu bude za nula.

Hodnotenie dodržania časového míľnika = 100 – 100 * (Odchýlka - Prvá hranica) / (Druhá hranica - Prvá hranica)

Napadajú vás ďalšie kvantitatívne parametre pre hodnotenie projektov?

Čo Ty na to?