Ako zefektívniť a zrýchliť schvaľovací proces vo firmách

Andrej Probst, 29. jún 2015, Management, čítalo 1119 ľudí

Vo firmách a podnikoch je potrebné na dennodennej báze vykonávať niekoľko viac či menej dôležitých rozhodnutí, aby sa firemné činnosti posúvali dopredu. Typickými príkladmi sú:

  • Prideľovanie nových rolí zamestnancom
  • Prideľovanie prístupových práv do aplikácií a IT systémov
  • Potvrdzovanie dochádzky a vykázaných pracovných hodín
  • Go/No go rozhodnutia s nasadzovaním zmien do produkcie
  • ...

Existuje niekoľko riešení, kde manažéri a príslušní zamestnanci môžu potvrdzovať/schvaľovať resp. zamietať práva, prístupy, úkony. Vyžaduje to od manažéra autentizovaný prístup do schvaľovacieho nástroja. Bežne sa stáva, že vo firme je niekoľko rôznych schvaľovacích nástrojov, každý je určený pre iný účel. Schvaľovacie nástroje dokážu posielať notifikáciu príslušným schvaľovateľom s výzvou, aby urobili rozhodnutie v danej veci. Pre manažérov to znamená, že sa musia dostaviť k počítaču, prihlásiť sa do schvaľovacej aplikácie a schváliť alebo zamietnuť daný úkon. Manažéri trávia väčšinu času na poradách a schôdzkach. Nemajú čas priebežne sledovať, či sa čaká na nejaké ich rozhodnutie. Zišiel by sa schvaľovací nástroj, ku ktorému môže schvaľovateľ pristúpiť kedykoľvek a rýchlo urobil rozhodnutie.

Návrh riešenia – schvaľovacia mobilná appka

Riešením problémov z úvodu by mohla byť mobilná appka, ktorá by v sebe agregovala všetky schvaľovacie nástroje vo firme. Manažér sa do appky prihlási a tá mu zobrazí všetky rozhodnutia, ktoré musí manažér vykonať. Manažér ich jediným potiahnutím (swipe-om) buď schváli alebo zamietne. Ak je to potrebné, k jednotlivému úkonu pridá slovné zdôvodnenie svojho rozhodnutia. Takto dokáže schvaľovateľ rýchlo a kedykoľvek realizovať rozhodnutia a nebrzdí činnosti vo firme.

Manažér má mobilné zariadenie viac menej stále pri sebe. Na schvaľovanie môže využiť akúkoľvek krátku voľnú chvíľu. Napríklad počas prestávky medzi poradami, na obede, na ceste z alebo do práce a ak je to potrebné, rýchle rozhodnutia urobí aj doma alebo na dovolenke bez toho, že by sa musel prácne pripájať do IT prostredia firmy.

Čo je k tomu treba?

V prvom rade musí mať manažér/schvaľovateľ mobilné zariadenie – mobil alebo tablet. Dnes už zrejme každá firma má definovaný štandard pre mobilnú komunikáciu. Buď priamo vyberie typ mobilného telefónu pre zamestnancov, alebo zavedie BYOD – Bring you own device, v rámci ktorého zamestnanci používajú vlastnú mobilnú techniku na zabezpečenú komunikáciu v rámci firmy.

Po druhé je potrebné mobilná appka, ktorá dokáže skontrolovať identitu užívateľa – manažéra, čo je dôležité, aby firemné rozhodnutia nerobila nepovolaná osoba. Na to existuje niekoľko riešení.

  • MDM – mobile device management – firemná správa mobilných zariadení. Firma má pod kontrolou mobilné zariadenia, ktoré jej zamestnanci používajú. V tomto zabezpečenom prostredí firmy sa nachádzajú firemné mobilné appky.
  • MAM - mobile application management – správa firemných mobilných aplikácií. Firma má pod kontrolou mobilné appky na firemných mobilných zariadeniach alebo súkromných mobilných zariadeniach (ktoré nemá pod kontrolou) v rámci programu BYOD.

Po prihlásení mobilná appka zobrazí všetky čakajúce rozhodnutia a vyzve manažéra, aby ich rozhodol. Samotná implementácia appky nie je náročná. Náročnejšie bude vytvoriť a napojiť sa na rozhodovacie systémy firmy.

Používa nejaká firma na Slovensku alebo v Českej republike mobilnú schvaľovaciu appku?

Čo Ty na to?