Vo firmách a organizáciach sa často hovorí o digitalizácii a automatizácii procesov. Ja som si vybral jeden reálny proces, na ktorom chcem ukázať evoločný postup digitalizácie. Tým konkrétnym príkladom bude daňové priznanie k dani z príjmu v Českej republike. Tento process som vybral preto, lebo tento rok ma daňová správa milo potešila, keď tento proces posunula v digitalizácii o ďalší krok vpred a uľahčila tak daňovníkom ale aj sebe množstvo práce.
Miesto daňového priznania, ktoré môže byť pre mnohých komplikovaným procesom, si môžete predstaviť akékoľvek iné tlačivo, ktoré potrebujete vyplniť, aby sa niečo udialo.
Daň z príjmu u živnostníkov (samostatne zárobkovo činných osôb) je súbor koloniek, kde vypĺňate za predchádzajúci rok (tzv. zdaňovacie obdobie) svoje iniciály, príjmy a výdaje, daňové úľavy… Z týchto dát následne spočítate, či máte na dani preplatok alebo nedoplatok a aké preddavky na daň budete platiť v nasledujúcom roku.
Nie je to triviálny úkon. Musíte sledovať zákony, musíte rozumieť účtovníctvu a daniam, aby ste zvládli jednak správne vyplniť formulár a po druhé, aby ste si uplatnili všetko, na čo máte nárok.
Popíšme si teraz len stručne proces podania daňové priznania k dani z príjmu u živnostníka. Budeme s tým ďalej pracovať. Nejde o presné ani úplné vyjadrenie procesu, stačia nám len tieto základné kroky:
- Vyplnenie formuláru
- Vypočítanie dane
- Podpísanie výsledného formulára
- Zaslanie podpísaného dokumentu na daňový úrad
Tak a teraz sa pozrieme postupne na jednotlivé úrovne digitalizácie a uvidíme tak evolučný postup, ako sa v čase digitalizovalo podávanie daňového priznania.
Úroveň 0 - Papierové tlačivo
Začneme papierovým tlačivom, ktoré si daňovník vyzdvihne na daňovom úrade, ručne ho vyplní, všetko spočíta a výsledok pošle poštou (alebo osobne zanesie) na daňový úrad. Hlavná nevýhoda práce s papierovým dokumentom je zrejmá:
- musíte papierové tlačivo získať,
- pri jeho vypĺňaní a výpočtoch neurobiť chybu,
- odborné znalosti pri vypĺňaní sú nutnosťou,
- podpísané tlačivo osobne je potrebné doručiť na správne miesto.
A začíname s digitalizáciou papierového dokumentu.
Úroveň 1 - Elektronické tlačivo
Ako prvý krok digitalizácie je preklopenie papierového tlačiva do digitálnej podoby v pomere 1:1. K tomu sa najčastejšie používajú tabuľkové procesory, napríklad Excel. V prípade tlačív na daňové priznanie sa našlo niekoľko subjektov, ktoré vytvorili elektronické tlačivá - súbory, ktoré vyzerajú úplne rovnako ako papierové tlačivo, ale má tieto výhody:
- nie je potrebné papierové tlačivo,
- kontrolujú sa vstupné hodnoty,
- automaticky sa sprocesujú výpočty.
Výstupom je elektronické tlačivo, ktoré keď sa vytlačí, vyzerá rovnako ako papierové tlačivo. Následne proces pokračuje ako pri klasickom papierovom dokumente.
Poďme teraz využiť silu online sveta.
Úroveň 2a - Online tlačivo - autorizácia
Tentokrát samotný Daňový úrad v Českej republike zdigitalizoval vlastné formuláre a sprístupnil ich nie len ako samostatné súbory, ale hlavne ako webové formuláre. Od tejto chvíle daňovníkovi stačí prísť na tento Daňový portál, vybrať si príslušný formulár a vypĺňať ho elektronicky na internete.
Česká republika, ako taká, sa posunula v digitalizácii tiež. Miesto podpisu rukou je možné používať elektronické zaručené podpisy s rovnakou silou ako majú ručné podpisy. Vzniklo niekoľka ďalších digitálnych iniciatív, ktoré umožňujú autorizovať elektronické dokumenty. Autorizácia je možná cez Dátovú schránku, cez BankID, cez MojeID... Máme tak náhradu za podpis rukou.
Štát ďalej zriadil už spomenutú Datové schránky na elektronickú komunikáciu so štátnymi orgánmi, ale aj súkromnými subjektami. Už nie je potrebné posielať papierové dokumenty na úrady, ale je možné ich zasielať v digitálnej podobe do Dátovej schránky príslušného úradu. Alebo je možné elektronický dokument podpísať zaručeným elektronickým podpisom a poslať e-mailom na úrad.
Keď už funguje autorizácia, určite funguje aj identifikácia daňovníka. K tomu pridáme dáta, ktoré štát resp. úrad už o daňovníkovi vie (nie je toho málo), ako by sme to využili?
Úroveň 2b - Online tlačivo - predvyplnenie známych údajov
Ak sa užívateľ prihlási (identifikuje, autentizuje) do Daňového portálu na internete, tak pri vypĺňaní online tlačiva mu systém predvyplní všetky údaje, ktoré systém pozná. Na daňovníkovi tak zostane doplniť len to, čo chýba, čo vie len on. Samotnou digitalizáciou štátnej správy bude takých údajov na automatické predvyplnenie viac a viac. Vypĺňanie elektronických dokumentov tak bude jednodušhie a rýchlejšie.
Stále však máme pred sebou online tlačivo, ktoré je 1:1 k papierovému tlačivu. Odborné znalosti na vyplnenie daňového priznania sú stale potrebné. Ako by sme túto nevýhody eliminovali?
Úroveň 3 - Online dotazník/sprievodca
Dostali sme sa na úroveň, na ktorej je dnes Daňový portál pri vypĺňaní daňového priznania. Stále zostáva možnosť vypĺňať online tlačivo, ktoré je navlas rovnaké s papierovým tlačivom. Pribudla však možnosť online dotazníka. Predstavte si, že vám daňové priznanie vypĺňa daňový poradca. Zrejme si od vás vypýta nejaké podklady a na základe nich vyplní tlačivo a vy ho autorizujete a doručíte. No a teraz miesto daňové poradcu máte sadu otázok, ktoré vám postupne kladie Daňový portál. Vy odpovedáte a systém na základe vašich odpovedí správne vypĺňa daňové priznanie. To autorizujete a elektronicky doručíte daňovému úradu. Už ani nemusíte vidieť, ako vyzerá pôvodné tlačivo. Na vyplnenie daňového priznania už nie sú potrebné hlboké znalosti, hoci tie sú stále výhodou. Trúfam si ale tvrdiť, že na tejto úrovni už dokáže daňové priznanie vyplniť každý.
Sme v digitalizácii na konci?
Úroveň 4?
Asi tušíte, že nie.
Najprv krátko odbočíme. Ako je to s daňovým priznaním u zamestnancov? Pre nich daňové priznanie robí zamestnávateľ. Čiže z pohľadu zamestnanca je proces daňového priznania veľmi jednoduchý. Len raz nadiktuje základné údaje o sebe svojmu zamestnávateľovi, ktorý všetky ostatné potrebné dáta automaticky zbiera a tak jednoducho zostaví daňové priznanie.
Ide vlastne o Úroveň 2b, kedy sa stále viac a viac údajov predvyplní, v najkrajnejšom prípade sa predvyplní všetko, čo treba.
To isté je možné aplikovať aj pri daňovom priznaní u živnostníkov. Tí nemajú zamestnávateľa. Ale napríklad pri podávaní daňového prizniania u DPH, daňový úrad pozná príjmy podnikateľa a môže ich predvyplniť v daňovom priznaní.
Prekvapivý záver
Na začiatku sme mali proces s papierovým tlačivom a nulovou digitalizáciou. Čo dostaneme po dosiahnutí 4. úrovne digitalizácie tohto procesu? Z pohľadu užívateľa nultú úroveň v zmysle, že užívateľ nemusí vykonať nejaký elektronický úkon. Ale na pozadí sa toho digitálne udeje veľa. Šetríme však čas a námahu užívateľovi, ale aj správcovi procesu.
Otvorené otázky na záver
Je možné každý proces zdigitalizovať?
Je možné každý digitalizovaný proces dostať na úroveň 4?
Má prechod na vyššiu úroveň digitalizácie vždy nejaký prínos?
Odpovede už prenechám na čitateľovi...
